Manual de Publicitate si Reclama

Nu toate agentiile au aceiasi structura, modul de organizare a departamentelor sau al felului in care se desfasoara activitatea poate sa difere semnificativ de la o agentie la alta, insa aproape toate prezinta cinci departamente standard, respectiv cinci diviziuni functionale. Acestea urmeaza si corespund celor cinci functii/servicii principale oferite de catre o agentie de publicitate

1. Departamentul Client Service

Departamentul Client Service asigura legatura “de zi cu zi” cu clientii agentiei si reprezinta echivalentul unui departament post vanzare din cadrul unei firme comerciale obisnuite.
Departamentul Client Service joaca un rol crucial in activitatea unei agentii de publicitate, fiind interfata acesteia cu clientii si in special datorita faptului ca acestia judeca cel mai adesea relatia cu agentia prin prisma relatiei cu acest departament, cu care are cele mai intense contacte.

2. Departamentul Creatie si productie

Este laboratorul de concepere si executie al reclamelor propriu zise (atat ca realizare textuala ca si ca realizare grafica).
Cele mai multe agentii de publicitate au departament de creatie si departament de productie, la randul lui impartit in doua diviziuni: productie audio-video si productie print.
In mod obisnuit departamentul de creatie este format din echipe de doua persoane, cu specializari complementare: copywritter si art director, aflate sub conducerea unui Director de creatie care este si coordonatorul acestui departament.
Departamentul de creatie este de asemenea un departament de o importanta cruciala pentru Agentie, deoarece clientii au de cele mai multe ori tendinta de a aprecia o agentie mai degraba dupa realizarile sale in materie de creatie, si de cele mai multe ori criteriul hotarator in alegerea unei agentii este gradul de creativitate al acesteia.

3. Departamentul de Media

Este responsabil de planificarea, selectia si vanzarea canalelor prin care produsul poate fi promovat.
In ciuda importantei evidente pe care o are cumpararea celor mai bune media la cele mai avantajoase preturi, sondaje realizate in interiorul industriei de advertising arata ca cea mai mare parte a clientilor sunt influentati in mica masura de serviciile de tip media, cel mai mult fiind de creatie si client service.

4. Departamentul Account Planning

Departamentul de Planificare si strategie este format din persoane implicate in culegerea, gestionarea si implementarea cunostintelor ce vizeaza comportamentul consumatorului si aspectele teoretice ale unei comunicari eficiente.
Departamentul realizeaza partea de planificare, conceptie si strategie pentru departamentul de creatie, ca si baza pentru elaborarea strategiilor de creatie, fiind insa separat formal de departamentul de creatie.

5. Departamentul Trafic

Are sarcina de a controla si coordona diversele activitati desfasurate de agentie ca si supervizarea comunicarii interdepartamentale. Creasterea numarului de materiale si operatii necesare realizarii unei campanii publicitare a condus la crearea acestui departament responsabil cu supravegherea si coordonarea activitatii astfel incat produsul finit sa fie obtinut in forma adecvata si la timpul cuvenit. Se poate spune ca principala sarcina a departamentului este sa fie respectate termenele limita convenite cu clientii.

La aceste cinci departamente, care corespund principalelor tipuri de servicii pe care le poate oferi o agentie de publicitate, se adauga un al saselea, care nu este intotdeauna individualizat dpdv organizational.

6. Departamentul new business

Este responsabil cu identificarea de potentiali noi clienti si realizarea unor prezentari adecvate pentru licitatii. In cazul celor mai multe agentii nu exista un departament de sine statator, activitatea de acest tip fiind preluata de managementul superior sau de echipe ad hoc constituite pentru realizarea diverselor proiecte.